Das haben Sie wahrscheinlich schon einmal gesagt: "Wir haben kein Betrugsproblem.”
Zu viele Unternehmen glauben, dass T&E Expense-Betrug nur anderen passiert. Tatsache ist: Jedes Unternehmen hat Mitarbeitende, die versuchen, sich auf Kosten des Unternehmens einen Vorteil zu verschaffen. Das kann der Vertriebsmitarbeiter sein, der seine Kilometerabrechnung erhöht. Oder es kann eine Führungskraft sein, die ihre Ausgaben falsch darstellt und persönliche Ausgaben als geschäftliche Ausgaben geltend macht. Ob klein oder groß – Spesenrisiken sind relevant.
Wie hoch ist also das T&E-Spesenbetrugsrisiko Ihres Unternehmens? Die folgenden Fragen sollen Ihnen helfen, über den Umfang Ihres Spesenrisikos nachzudenken und darüber, wie Sie Ihr Risiko besser mindern können.
1. Erstatten Sie Mitarbeitenden Reise- und Bewirtungskosten?
Wenn Sie Ausgaben erstatten, haben Sie ein Risiko. Punkt. Keine Ausnahmen. Jedes Unternehmen, das Mitarbeitenden T&E erstattet, ist einem Spesenrisiko ausgesetzt. Es geht nicht nur um offensichtlichen Betrug, den Sie berücksichtigen müssen; Verschwendung und Missbrauch kommen deutlich häufiger vor.
2. Ist Ihr Prozess für T&E-Spesenabrechnungen vollständig automatisiert?
Nicht nur verschwenden Sie Zeit und Ressourcen durch die Nachverfolgung von T&E über manuelle Prozesse, sondern Sie erhöhen auch Ihr Risiko. Ein vollständig automatisierter Prozess für T&E-Spesenabrechnungen bietet Ihnen Transparenz über Ihre Daten und die Möglichkeit, die Entscheidungen Ihrer Reisenden zu verstehen. Das bedeutet, dass Sie sich nicht darauf verlassen müssen, dass Nutzer immer das Richtige tun und niemals Fehler machen.
3. Können Prüfer erforderliche Belege einfach einsehen?
Wenn Sie weiterhin Original-Papierbelege verlangen, sind Sie nicht mehr zeitgemäß. Technologie ist heute verfügbar, um die Erstellung von Spesenabrechnungen anhand digitaler Belegbilder zu automatisieren und Belegbilder an Spesenabrechnungen anzuhängen, sodass sie während aller Phasen der Managementgenehmigung und Prüfung online einfach eingesehen werden können. Dies reduziert das Risiko verlorener oder falsch abgelegter Belege.
4. Erstatten Sie Kilometerkosten?
Die Erstattung von Fahrtkosten an Mitarbeitende bietet besonders viele Möglichkeiten, Angaben zu manipulieren. Eine aktuelle Umfrage von Chrome River ergab, dass 35 % der Geschäftsreisenden, die T&E-Betrug begingen, dies durch überhöhte Kilometerangaben taten. Da die mobile Belegschaft wächst, ist es wichtig, Automatisierung zu nutzen, um das Risiko fehlerhafter Kilometerabrechnungen zu verringern.
5. Nutzen Sie Unternehmenskreditkarten?
Die Bereitstellung von Unternehmenskreditkarten für Mitarbeitende beseitigt viele Möglichkeiten für T&E-Betrug. Durch den direkten Import von Kreditkartenabrechnungen wird stets der tatsächlich belastete Betrag übernommen. Ohne eine geeignete Überwachung besteht jedoch das Risiko, dass unbefugte Einkäufe unbemerkt bleiben.
6. Ist die Genehmigung durch Vorgesetzte Ihre wichtigste Kontrollmaßnahme?
Manager sollen als Kontrollinstanz fungieren, die potenzielle Probleme erkennen und verhindern, dass diese das System durchlaufen. Doch das ist eine unrealistische Erwartung. Manager haben keine Möglichkeit, die neuesten Berichte mit älteren Berichten zu vergleichen und gegenüberzustellen, um doppelte Ausgaben oder Unregelmäßigkeiten zu erkennen, es sei denn, sie investieren zusätzliche Zeit, um diese Unterlagen aus Archiven abzurufen und sie Zeile für Zeile zu prüfen. Dadurch wird die Genehmigung durch einen Manager häufig zu einem sinnbildlichen Stempel, der nur wenig zur Verringerung des T&E-Risikos beiträgt.
7. Prüfen Sie vor oder nach der Erstattung?
Eine Prüfung vor der Erstattung verfolgt einen punktuellen Ansatz und erkennt keine Muster problematischen Verhaltens über einen längeren Zeitraum. Auch wenn Sie heute möglicherweise eine Transaktion erkennen, die den zulässigen Betrag überschreitet, übersehen Sie vielleicht den Reisenden, der regelmäßig seine Kilometerangaben erhöht oder sonstige Ausgaben knapp unterhalb der Belegpflicht einreicht. Ohne eine Betrachtung über Zeiträume hinweg und über mehrere Spesenabrechnungen hinweg können Betrug, Missbrauch und Verschwendung unentdeckt bleiben. Durch Prüfungen nach der Erstattung können Sie die Ursache wiederkehrender Verstöße identifizieren und dadurch das Risiko bei Spesen reduzieren.
8. Welchen Prozentsatz Ihrer Spesentransaktionen oder -berichte prüfen Sie?
Die meisten Unternehmen prüfen monatlich nur eine Stichprobe von 20 % bis 30 % der Transaktionen. Dies ist kein effektiver Ansatz zur Erkennung und Prävention von T&E Expense Risk, da Sie damit nicht in die Lage versetzt werden, die Transaktionen mit dem höchsten Risiko zu identifizieren. Wahrscheinlich behandeln Sie alle Transaktionen gleich. Mit Stichprobenprüfungen können Sie nicht 100 % der Probleme erkennen, da Sie nicht 100 % der Transaktionen betrachten.
9. Dokumentiert Ihr T&E Expense Audit-Prozess alle Ausnahmen von Richtlinien vollständig?
Der Schlüssel zur Reduzierung von Expense Risk liegt darin, das Verhalten von Mitarbeitenden positiv zu beeinflussen. Das bedeutet, über einen Prozess zur Korrektur von Ausnahmen wie fehlenden Belegen zu verfügen sowie über automatisierte Workflows, die jede Ausnahme und Untersuchung bis zur Lösung nachverfolgen.
Dies sind nur einige der Fragen, die sich T&E-Programmverantwortliche und CFOs zu ihrem Expense-Prozess und dem daraus resultierenden Expense Risk stellen müssen. Es gibt immer Raum für Verbesserungen, und moderne Technologie kann heute einen großen Teil der Arbeit übernehmen, um Ihr T&E Expense Risk zu reduzieren.
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