Employee Purchase Cards oder P-Cards sind geschäftliche Zahlungskarten, mit denen Mitarbeitende kleinere, routinemäßige Einkäufe tätigen können. P-Cards können die Betriebskosten senken, indem Lieferantenzahlungen automatisiert und der gesamte Beschaffungsprozess effizienter gestaltet werden. Gleichzeitig können sie jedoch neue Risiken wie Betrug und Missbrauch mit sich bringen.
Eine Form des Missbrauchs von P-Card sind Split Transactions. Split Transactions teilen einen hochpreisigen Einkauf in mehrere kleinere Transaktionen auf, um interne Kontrollen zu umgehen, die Höchstbeträge pro Kartenzahlung begrenzen. Durch Split Transactions können Mitarbeitende Kontrollen für P-Card-Ausgaben umgehen.
Beispielsweise stellte ein Unternehmen fest, dass ein Mitarbeiter Split Transactions nutzte, um über mehrere Monate hinweg kleine Zahlungen für eine Partykreuzfahrt mit 22 Gästen zu leisten. Die Gesamtausgaben beliefen sich auf nahezu 16.000 US-Dollar.
Im Durchschnitt dauert es 18 Monate, bis Mitarbeiterbetrug entdeckt wird. Zu diesem Zeitpunkt ist der Großteil der Gelder nicht mehr rückforderbar. Unternehmen müssen diese Lücke schließen, indem sie P-Card-Kontrollversagen schnell erkennen und beheben, bevor Schäden entstehen.
Zur Verhinderung von Missbrauch bei P-Card werden häufig präventive Kontrollen eingeführt, beispielsweise Betragsgrenzen für tägliche und monatliche Transaktionen, Höchstbeträge für Einzeltransaktionen sowie Einschränkungen anhand von Merchant Category Codes (MCCs). Diese Kontrollen reduzieren zwar die Wahrscheinlichkeit von Missbrauch, doch wie wir gesehen haben, reichen sie allein nicht aus. Eine bessere Transparenz bei Split Transactions hilft Unternehmen dabei, Betrug und Missbrauch zu erkennen und zu verhindern.
Automatisierte P-Card-Audit-Lösungen wie Oversight nutzen künstliche Intelligenz (AI), um Split Transactions auf einer einzelnen Karte oder kartenübergreifend auf verschiedene Weise zu identifizieren:
- 1. Identifizierung mehrerer Einkäufe beim selben Lieferanten am selben Tag. Diese können ein starker Hinweis auf aufgeteilte Transaktionen sein.
- 2. Prüfung auf runde Beträge. Die meisten Einkäufe umfassen zusätzliche Kosten wie Versandkosten, Umsatzsteuer und andere Gebühren. Es ist ungewöhnlich, bei P-Card-Transaktionen Kaufbeträge mit runden Werten wie 300 US-Dollar, 1.000 US-Dollar usw. zu sehen.
- 3. Erkennung von Wiederholungstätern, die Einkäufe häufig aufteilen, und Ermöglichung einer genaueren Prüfung ihrer P-Card-Transaktionen.
- 4. Erkennung von Händlern und MCCs mit einer auffällig hohen Anzahl aufgeteilter Einkäufe sowie Kennzeichnung dieser Transaktionen zur weiteren Prüfung.
Die Analyse aufgeteilter Transaktionen hilft Unternehmen außerdem dabei festzustellen, wo Ausgabenlimits angepasst werden sollten, um legitime Einkäufe für Karteninhaber zu vereinfachen. Beispielsweise stellen Sie möglicherweise fest, dass IT-Mitarbeiter Transaktionen für notwendige Computerausrüstung häufig aufteilen, und entscheiden sich deshalb, das maximale Ausgabenlimit für diese Karteninhaber von 1.000 US-Dollar auf 1.500 US-Dollar anzuheben.
Durch die automatische Prüfung von 100 % Ihrer P-Card-Transaktionen mit Oversight können Sie richtlinienwidrige Ausgaben verhindern und Risiken minimieren. Fordern Sie eine Demo von Oversight an und erfahren Sie, wie fortschrittliche Datenanalysen aufgeteilte Transaktionen und andere verdächtige Verhaltensweisen in Ihrem P-Card-Programm erkennen und beheben können.
