Warum P-Card und Corporate Credit Cards ähnlich sind, aber nicht alle gleich sind.
Personen außerhalb des Bereichs Unternehmensfinanzen haben möglicherweise noch nie von einer Purchase Card (kurz "P-Card“) gehört. Ähnlich wie eine Corporate Credit Card verfügen P-Cards über zahlreiche integrierte Funktionen, die sie besonders vorteilhaft für Unternehmen machen.
P-Cards
Mit P-Cards können Organisationen den Procure-to-Pay-Prozess optimieren, Waren und Dienstleistungen zeitnah beschaffen, Transaktionskosten reduzieren, Ausgaben nachverfolgen, Lieferantenrabatte nutzen und vieles mehr. P-Card-Administratoren können die Nutzung auf einen bestimmten Betrag oder eine Liste vorab genehmigter Händler beschränken. Daher werden P-Cards in der Regel für Waren und Dienstleistungen statt für Reisen eingesetzt.
Was ist eine Firmenreisekarte?
Firmen- oder "Reise“-Karten unterliegen in der Regel weniger Einschränkungen und funktionieren ähnlich wie persönliche Kreditkarten. In der Regel müssen Inhaber von Firmenreisekarten detaillierte Spesenabrechnungen einreichen (typischerweise monatlich), damit Kartenadministratoren wissen, wie die Karten genutzt werden und welche Ausgaben getätigt werden.
Angesichts der umfassenden integrierten Kontrolle auf der P-Card-Seite und der Verwaltung von Firmenreiseprogrammen durch Administratoren stellt sich die Frage: Warum zusätzliche Audit- und Spesenmanagement-Tools einsetzen?
Weil Dinge übersehen werden können. Jedes Mal.
Die Prüfung von Ausgaben ist ein äußerst zeitintensiver Prozess. Die meisten Unternehmen verfügen über ein internes Audit-Team, das jedoch in der Regel mit stichprobenbasierten Prüfungen arbeitet und Ausgaben über das gesamte Jahr hinweg untersucht. Das bedeutet, dass viele monatliche Ausgaben, die möglicherweise nicht den Unternehmensrichtlinien entsprechen, unentdeckt bleiben können.
Clevere Mitarbeitende können P-Cards, die auf bestimmte Händler beschränkt sind, leicht umgehen. Mit einer Travel Card können sie Ausgaben falsch zuordnen, häufig knapp unter dem Beleglimit einkaufen oder doppelte Positionen zu ihrem Spesenbericht hinzufügen. Nur mit einem Tool, das das Verhalten von Karteninhabern über einen längeren Zeitraum sichtbar macht, können Sie solche betrügerischen Aktivitäten erkennen und potenziellem Missbrauch entgegenwirken.
Jede Form von Ausgabenverlust summiert sich mit der Zeit. Da Ihre Vollzeitmitarbeitenden bereits stark mit täglichen Aufgaben ausgelastet sind, kann ein automatisiertes Expense-Audit-Tool diese Belastung reduzieren.
